Berapa Banyak Waktu Admin yang Bisa Dihemat dengan Jawaban Otomatis?

Membalas satu chat mungkin hanya butuh satu atau dua menit. Kedengarannya sepele. Namun, jika pertanyaan yang sama datang puluhan kali sehari, setiap hari, waktu yang terpakai menjadi sangat besar. Waktu itu bisa dipakai untuk hal lain yang lebih berdampak bagi usaha.

Artikel ini membantu Anda menghitung sendiri berapa banyak waktu yang habis untuk menjawab pertanyaan rutin, dan bagaimana jawaban otomatis membebaskan waktu tersebut.

Hitung sendiri waktu yang terpakai

Gunakan rumus sederhana berikut:

jumlah chat rutin per hari × waktu membalas per chat = waktu yang terpakai per hari

Untuk mendapatkan angkanya:

1. Selama beberapa hari, hitung berapa chat yang berisi pertanyaan rutin, seperti harga, alamat, jam buka, ongkir, dan cara pesan.
2. Perkirakan waktu rata-rata untuk membaca dan membalas satu chat tersebut, termasuk mencari informasi atau menyalin teks.
3. Kalikan keduanya.

Contoh perhitungan

Sebagai ilustrasi, misalkan sebuah toko menerima pertanyaan rutin sebagai berikut:

Angka di atas hanyalah contoh. Hitung dengan angka usaha Anda sendiri. Seringnya, hasilnya cukup mengejutkan: puluhan jam per bulan habis untuk mengetik informasi yang sama berulang kali.

Waktu yang bisa dialihkan

Bayangkan jika sebagian besar waktu tersebut kembali ke tangan Anda. Waktu itu bisa dipakai untuk pekerjaan yang lebih bernilai:

• Menindaklanjuti pelanggan yang siap membeli dan menyelesaikan pesanan
• Menyiapkan dan mengemas pesanan dengan lebih teliti
• Membuat konten promosi untuk media sosial
• Mengembangkan produk atau layanan baru
• Beristirahat, yang sama pentingnya bagi pemilik usaha

Bukan hanya soal waktu

Jawaban otomatis memberi manfaat lain yang tidak kalah penting:

• Balasan lebih cepat. Pelanggan mendapat jawaban dalam hitungan detik, bukan jam.
• Informasi konsisten. Setiap pelanggan menerima informasi yang sama dan akurat.
• Layanan 24 jam. Pertanyaan di malam hari dan akhir pekan tetap terjawab.
• Beban kerja lebih ringan. Tim tidak kewalahan saat chat sedang ramai.

Bandingkan dengan menambah karyawan

Cara tradisional untuk mengatasi chat yang menumpuk adalah menambah admin. Ini tentu bisa menjadi pilihan, tetapi ada biaya gaji, pelatihan, dan jam kerja yang terbatas. Jawaban otomatis bekerja tanpa henti dengan biaya langganan yang relatif kecil, dan admin yang ada bisa fokus pada percakapan yang benar-benar membutuhkan manusia.

Keduanya juga bisa dikombinasikan: chatbot menangani pertanyaan rutin, admin menangani pesanan dan keluhan.

Mulai dari yang kecil

Anda tidak perlu mengotomatiskan semuanya sekaligus. Langkah yang disarankan:

1. Pilih lima pertanyaan yang paling sering muncul.
2. Tulis jawaban lengkap untuk masing-masing.
3. Pasang di chatbot dan uji.
4. Setelah dua minggu, hitung kembali berapa chat yang masih perlu dijawab manual.
5. Tambahkan jawaban baru secara bertahap.

Dengan pendekatan bertahap, Anda bisa melihat dampaknya secara nyata tanpa harus mengubah cara kerja secara drastis.

Kesimpulan

Waktu yang habis untuk menjawab pertanyaan rutin sering kali jauh lebih besar dari yang disadari. Hitung dengan angka usaha Anda sendiri, lalu alihkan pertanyaan rutin ke jawaban otomatis. Anda bisa mencoba FlashChat gratis selama 7 hari dan membandingkan sendiri waktu yang kembali ke tangan Anda.